Quando o estoque vive em uma planilha, ele está sempre atrasado: alguém vendeu e não anotou, chegou mercadoria e ninguém lançou. O resultado é comprar demais, vender o que não tem ou descobrir faltas só no inventário. Estes cinco hábitos mudam isso.
1. Toda venda e toda compra devem movimentar o estoque
O estoque tem que sair das operações, não de alguém que atualiza na mão. Se a venda dá baixa e a fatura de compra soma, o número se mantém sozinho.
2. Lançar a compra quando ela chega
A mercadoria que está na prateleira mas não está no sistema é a principal fonte de diferenças. A fatura de compra é lançada no mesmo dia, e com ela o custo também é atualizado.
3. Contar por partes
Em vez de um inventário geral uma vez por ano, conte um grupo de produtos por semana. É mais rápido e as diferenças aparecem quando ainda dá para entender o que aconteceu.
4. Definir um estoque mínimo
Para os produtos que você mais vende, defina qual é o mínimo que precisa ter. Assim você sabe o que repor antes de ficar sem.
5. Registrar os ajustes com motivo
Quebra, vencimento, consumo interno: todo ajuste com o seu motivo. Com o tempo você vai ver onde a mercadoria se perde.